广州市红图仪器有限公司

为加强分析仪器设备档案管理工作，根据科学仪器设备档案建档规范的要求，结合单位实际情况制定以下管理办法。
一、管理要求与管理责任
1、科研仪器设备的建档工作应纳入日常管理工作，并与科研仪器设备的计划管理、采购、供应、维修等管理工作同步进行。
2、科研仪器设备档案应真实、完整地反映科研仪器设备购置、验收、运行、管理、维修、改造等全过程。
3、负责领导责任：保证单位的科研仪器设备建档和档案管理工作所要求的工作条件，定期对仪器设备建档及其档案管理工作中的实际问题进行检查和研究。
4、设备管理部门职责：负责组织科研仪器设备从调研立项到报废前收集、整理、立卷并归档，按时进行运行维护，年度报告等跟踪材料归档。
二、归档原则和标准
1、单位的一切科研仪器和设备应按照资产管理要求，建立严格的台帐管理制度，确保帐物相符。
2、直接用于科研活动的仪器设备，其中标准设备一台(套)价值在人民币万元以上的必须建档。
三、存档范围
(一)科研仪器设备的采购阶段
1、科研仪器设备选择论证材料(可行性研究报告等)；
2、科研仪器设备购置请购单；
3、购置“科研仪器设备”批准文件；
四、机电设备进出口职能部门批准文件或复印件；
一、机电设备进口登记表；
b.许可证进口；
c.终端用户和使用说明；
d.代理协议付款通知。
5、外贸商务签订《合同》(外贸合同书)；
a.报价及合同附件；
b.技术协定；
c.商业技术谈判备忘录。
6.申请“减免税海关”文件的进口科研仪器设备；
7."进口货物(科教用品)海关减免税证明"；
8.海关申报表；
9.进口设备的空运单、海关提单、运输保险单。
(二)科研仪器设备的验收阶段
1.到达设备的装箱单、开箱检查记录和损坏记录(照片)；
2.设备使用说明、安装手册、操作手册、质保书、合格证、随机技术资料；
3.商检局检验结果单，进口商品检验申请表等；
4.进口货物保修期间故障报告单；
5.商检局签发的质量和数量证书；
6.进口商品的对外索赔、修理和更换出口报关单；
7.仪器设备现场安装、调试的记录；
8.仪器设备的验收报告；
9.仪器设备货款结算凭证；
10.设备管理部门对固定资产的入库单；
11.仪器设备固定资产管理档案档案登记卡。
(三)科学研究仪器设备的使用运作阶段
1.科研仪器设备随机技术资料档案目录；
2.科学研究仪器和设备的操作规范；
3.科学研究仪器和设备的使用管理；
4.科学研究仪器设备使用维护计划；
5.科研仪器设备故障的维修更换记录报告；
6.科学研究仪器和设备的定期检验、检验(校准)记录。
四、建立文件整理要求
1.设备管理部门负责收集、积累从购置设备到设备验收(设备到质保期满)过程中的管理性和技术性文件，由设备管理部门负责收集、积累(科研仪器设备使用部门形成的有关文件材料，并归档)。
2、设备管理部门负责设备随机文件材料及设备开箱、调试验收、使用记录等文字材料的收集、积累、整理登记。大型、中型设备开箱验收必须有设备经理参与，监督、检查、指导设备文字材料和技术材料的清点、验收。
设备使用单位应认真做好设备到货前后、运行时的文字资料形成、积累、归档工作。做好设备的技术资料整理和归档，对以后设备的使用、维修、改造做到动态跟踪管理。按时提交相关记录，补充建档，确保设备文件完整、系统、准确。
设备文字材料必须用规定的书写工具填写，字迹清楚，图形清楚。
设备文字资料归档保存时原则上应是原件。重要的、经常使用的文件资料，应根据需要酌情复制。
6、设备建档原则由设备管理部门实行初步立卷。资产管理部门的专(兼)职人员在设备验收和进口设备索赔期满后，应及时整理和组卷形成的所有文件材料。
7、将购置设备文件和管理文件放入首卷，其余设备技术文件按设备的工作程序和重要程度依次排列。卷里的文件材料应该在前面，图表在后面按顺序排列。
设备档案材料采用卷盒保管的形式，图件按卷盒规格叠成手风琴型。所介绍设备的资料可以装卷或按其自然状态保存。
9、对按卷管理的设备档案组卷后应写页号，凡有文字的每页均为一页，从1开始各页号，页号位于非装订线一侧的上角；按件管理的设备档案，每件应加装软卷皮，逐项仔细填写并加顺序号；对未装订文件装盒的归档材料，在每件文件右上角加盖有档号、件号的戳记章，并逐项填齐内容。
10、填写卷内文件目录及备考表格。档案档案应填写卷内档案目录。本卷应采用规定的正楷或正楷打印，字迹应清楚、清楚、整齐，不得涂改。
卷宗备考表应写出案件卷宗的图纸和文件材料的总页数，说明文件材料的完整、程度、损坏、缺失。卷宗中的图纸、文字材料需要更改、修改时，应由档案管理人员及时在备考表中注明。
设备文档材料中的非纸质载体材料应归档，需要使用时可以办理借阅，存档时应放人特殊载体档案专柜保管，并按要求注明参阅号。
设备档案材料保管期限的确定原则：设备档案材料的价值是作为设备组成部分而存在的，其保管期限与设备共存。
五、设备档案的管理与借阅
1、设备管理部门和研究组应随时收集设备在使用、运行过程中形成的文件和工作记录，根据设备管理情况对档案进行必要补充。
2、设备档案已存档，一般不允许变更。若确需变更，科技人员须提出变更内容和原因，填写变更申请，经设备使用部门负责人或设备管理部门批准后，再修改。
设备档案资料未存档前，一般不外借。装备档案一般只允许设备使用单位的人员借阅；非使用单位人员因工作需要借阅有关档案，需经设备管理部门同意后到所在地查阅。
为加强分析仪器设备档案管理工作，根据科学仪器设备档案建档规范的要求，结合单位实际情况制定以下管理办法。
一、管理要求与管理责任
1、科研仪器设备的建档工作应纳入日常管理工作，并与科研仪器设备的计划管理、采购、供应、维修等管理工作同步进行。
2、科研仪器设备档案应真实、完整地反映科研仪器设备购置、验收、运行、管理、维修、改造等全过程。
3、负责领导责任：保证单位的科研仪器设备建档和档案管理工作所要求的工作条件，定期对仪器设备建档及其档案管理工作中的实际问题进行检查和研究。
4、设备管理部门职责：负责组织科研仪器设备从调研立项到报废前收集、整理、立卷并归档，按时进行运行维护，年度报告等跟踪材料归档。
二、归档原则和标准
1、单位的一切科研仪器和设备应按照资产管理要求，建立严格的台帐管理制度，确保帐物相符。
2、直接用于科研活动的仪器设备，其中标准设备一台(套)价值在人民币万元以上的必须建档。
三、存档范围
(一)科研仪器设备的采购阶段
1、科研仪器设备选择论证材料(可行性研究报告等)；
2、科研仪器设备购置请购单；
3、购置“科研仪器设备”批准文件；
四、机电设备进出口职能部门批准文件或复印件；
一、机电设备进口登记表；
b.许可证进口；
c.终端用户和使用说明；
d.代理协议付款通知。
5、外贸商务签订《合同》(外贸合同书)；
a.报价及合同附件；
b.技术协定；
c.商业技术谈判备忘录。
6.申请“减免税海关”文件的进口科研仪器设备；
7."进口货物(科教用品)海关减免税证明"；
8.海关申报表；
9.进口设备的空运单、海关提单、运输保险单。
(二)科研仪器设备的验收阶段
1.到达设备的装箱单、开箱检查记录和损坏记录(照片)；
2.设备使用说明、安装手册、操作手册、质保书、合格证、随机技术资料；
3.商检局检验结果单，进口商品检验申请表等；
4.进口货物保修期间故障报告单；
5.商检局签发的质量和数量证书；
6.进口商品的对外索赔、修理和更换出口报关单；
7.仪器设备现场安装、调试的记录；
8.仪器设备的验收报告；
9.仪器设备货款结算凭证；
10.设备管理部门对固定资产的入库单；
11.仪器设备固定资产管理档案档案登记卡。
(三)科学研究仪器设备的使用运作阶段
1.科研仪器设备随机技术资料档案目录；
2.科学研究仪器和设备的操作规范；
3.科学研究仪器和设备的使用管理；
4.科学研究仪器设备使用维护计划；
5.科研仪器设备故障的维修更换记录报告；
6.科学研究仪器和设备的定期检验、检验(校准)记录。
四、建立文件整理要求
1.设备管理部门负责收集、积累从购置设备到设备验收(设备到质保期满)过程中的管理性和技术性文件，由设备管理部门负责收集、积累(科研仪器设备使用部门形成的有关文件材料，并归档)。
2、设备管理部门负责设备随机文件材料及设备开箱、调试验收、使用记录等文字材料的收集、积累、整理登记。大型、中型设备开箱验收必须有设备经理参与，监督、检查、指导设备文字材料和技术材料的清点、验收。
设备使用单位应认真做好设备到货前后、运行时的文字资料形成、积累、归档工作。做好设备的技术资料整理和归档，对以后设备的使用、维修、改造做到动态跟踪管理。按时提交相关记录，补充建档，确保设备文件完整、系统、准确。
设备文字材料必须用规定的书写工具填写，字迹清楚，图形清楚。
设备文字资料归档保存时原则上应是原件。重要的、经常使用的文件资料，应根据需要酌情复制。
6、设备建档原则由设备管理部门实行初步立卷。资产管理部门的专(兼)职人员在设备验收和进口设备索赔期满后，应及时整理和组卷形成的所有文件材料。
7、将购置设备文件和管理文件放入首卷，其余设备技术文件按设备的工作程序和重要程度依次排列。卷里的文件材料应该在前面，图表在后面按顺序排列。
设备档案材料采用卷盒保管的形式，图件按卷盒规格叠成手风琴型。所介绍设备的资料可以装卷或按其自然状态保存。
9.对按卷管理的设备档案组卷后应写页号，凡有文字的每页均为一页，从1开始各页号，页号位于非装订线一侧的上角；按件管理的设备档案，每件应加装软卷皮，逐项仔细填写并加顺序号；对未装订文件装盒的归档材料，在每件文件右上角加盖有档号